AUGIAS-ZwischenArchiv X

Das Programm für die Verzeichnung von Zwischenarchivakten bis zur Archivreife.

Verzeichnung und Verwaltung des Schriftguts von der Abgabe bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Dokumentation von Zugängen
Import von Ablieferungslisten
Verwaltung von Aufbewahrungsfristen
Bewertungsfunktionen und vorgangsweise Aktenaussonderung

Funktionen Demoserver Testlizenz Prospekt Angebotsanfrage Support

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Nehmen Sie – bequem von Ihrem Arbeitsplatz aus – an einer Programm-Präsentation teil. Wir zeigen Ihnen, welche Funktionen AUGIAS-ZwischenArchiv X bietet.

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Funktionen von AUGIAS-ZwischenArchiv X

Akteneingabe

Konfigurierbare Signaturvergabe, z. B. nach abgebender Stelle, Zugang, Jahr oder Ortsbereich
Wahlweises Auffüllen von Nummerierungslücken durch neue Signaturen
Direkte Anzeige und Ausdruck einer Liste der Nummerierungslücken
Auswahl der Aufbewahrungsfrist aus Fristenübersicht
Jede Akte ist mit externen Dokumenten verknüpfbar
Anzeige des Lagerungsortes einer Akte
Filtern der Aktenanzeige nach abgebender Stelle, Begriffen im Titel, Bewertungsentscheidung, Akten mit Widerruf etc.
Blättern durch das Aktenformular mit variabler Blätterreihenfolge, z. B. nach Eingabedatum, Laufzeit oder Titel

Stammdaten und Zugänge

Dateneingabe manuell oder automatisiert per Import von Ablieferungslisten im MS Excel-Format
Anpassbare Ablieferungslisten zur einheitlichen Bearbeitung seitens der abgebenden Stellen
Umfassende Dokumentation von Zugängen, abgebenden Stellen und Aufbewahrungsfristen
Abbildung der Vorgänger und Nachfolger einer abgebenden Stelle
Getrennte Erfassung verschiedender Unterorganisationen (z. B. mehrere Orte eines Landkreises bzw. Altkreise)
Direkte Anzeige der Anzahl zu archivierender bzw. kassierender Akten in den Stammdaten der abgebenden Stellen
Automatische oder manuelle Nummernvergabe für komplette Zugänge
Lookup-Listen: Komfortable Tabellen zur übersichtlichen Datenansicht parallel zur Formulardarstellung

Recherche, Ausleihe und Bestellung

Recherchen entweder in aktiven oder bereits ausgesonderten Akten
Komfortable Erfassung von Ausleihen und Rücknahmen
Recherche und Bestellung von Akten durch die Registraturbildner über das Intranet (integrierter Webserver mit FINDBUCH.Net-Technik für die Online-Recherche im Browser)
Vormerkungen: Anfertigen einer Bestell-Liste anhand von Rechercheergebnissen oder einzeln beim Blättern durch die Akten
Anzeige zu bearbeitender Bestellungen und Rückgaben direkt im Hauptmenü

Bewertung und Aktenaussonderung

Automatische Berechnung des Stichtages nach gesetzlichen Vorgaben
Bewertung aller betroffenen Akten in einem Schritt
Vorgangsweise Aktenaussonderung (Archivierung, Kassation, Sampling)
Aussonderung nach abgebender Stelle, Zugang oder Recherche
Druck von Entnahmezetteln, Protokollen, Deckblättern und Statistiken über den internen Berichtsgenerator oder MS Word
Ausgabe des Aussonderungsprotokolls für die abgebende Stelle als MS Excel-Datei
Erfassung der Rückmeldung der abgebenden Stelle wahlweise manuell oder durch Import der MS Excel-Datei
Dokumentation der Widerrufsbegründung in der Akteneingabe

Anbindung an das Active Directory (AD)

Automatisierte Übernahme der AD-Gruppen zur komfortablen Vergabe der Zugriffsrechte
Im AD geänderte Gruppenzugehörigkeiten wirken sich unmittelbar auf die Berechtigungen in AUGIAS-ZwischenArchiv X aus
Das Modul ist optional erhältlich

Spezialfunktionen

Variable Schriftgrößen (STRG+/-) zur besseren Lesbarkeit der Formulare
Unterschiedliche Stufen der Passwortsicherheit auswählbar
Einstellbare Berechtigungen sowohl für ZwA-interne als auch für externe Sachbearbeiter
Zehn Textbausteine pro Anwender zur Eingabeerleichterung

Online-Test

Demoserver

Zum Testen aller AUGIAS-Programme stellen wir einen voreingestellten Server mit Demodaten bereit, der online erreichbar ist.

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Testlizenz unserer Software-Produkte

Alternativ zum Demoserver können Sie eine Testlizenz für ein bestimmtes Produkt erhalten.

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